Senem Türkanoğlu/Editör
Toplantı, bir grup insanın bir sorunu çözmek için bir araya gelmesi olarak tanımlanabilir. Günümüzde toplantılar artık iş hayatının bir parçası. Hal böyle olunca toplantıdan verim alınması da bir hayli önemli. Çünkü etkili geçmeyen toplantılar zaman kaybettirir. Zaman kaybetmek istemiyorsanız toplantılarınızı verimli hale getirmelisiniz. İşte iş toplantılarını etkili hale getirmenin yolları:
1.Toplantıya iyice hazırlanın!
Toplantıya girmeden önce konuyu önceden belirmeli ve iyice hazırlanmalısınız. Üretken bir toplantı için; gündemin önceden belirmesi büyük önem arz etmektedir.
2.Mobil cihazlarınızla toplantıya girmeyin!
Teknolojinin hayatımızda getirdiği yeniliklerden biri de mobil cihazlar. Mobil cihazlar hayatımızı her ne kadar kolaylaştırsa da dikkatimizi de dağıttığı kesin. Toplantıda mobil cihazlarınızı yanınıza almayarak ya da tamamen kapatarak verimli bir toplantı geçirebilirsiniz.
3.Sabah saatlerinde toplantılarınızı gerçekleştirin
Sabah 9.23 veya 9.44 zaman aralığı toplantı için en verimli saatlerdendir. Bu saat dilimleri tercih ederek toplantılarınızı daha etkili hale getirebilirsiniz.
4.Toplantıdaki kişi sayısını sınırlı tutun!
Her şeyin fazlası zarardır. Dolayısıyla kalabalık toplantılar yapmak yerine toplantıya katılan kişi sayısını 4 veya 7 olarak belirlemelisiniz. Kalabalık toplantılar kafa karışıklığına sebep olmaktan başka bir işe yaramaz. Kişi sayısını en aza indirerek toplantılarda kafa karışıklığına son verebilirsiniz.
5.Bir toplantı lideriniz olsun
Etkili bir toplantı ortamı sağlamanın bir diğer yolu da bir toplantı lideri belirlemek. Grup içinde etkin ve iletişim becerileri en iyi olan kişiyi toplantı lideri olarak seçerek her şeyin yolunda gitmesini sağlayabilirsiniz.
6.Toplantı süresini uzun tutmayın!
Uzun süren toplantılarda insanlar genellikle odaklanmada sorun yaşıyor. Bunu göz önünde bulundurarak toplantıları kısa tutmalısınız. İdeal toplantı süresi bir saattir bunun üstüne çıkmamalı ve toplantıları eziyet haline dönüştürmekten kaçınmalısınız.
7.Dışarıda toplantı yapmayı deneyin
Yoğun bir veri akışı mevut değilse önceden randevulaşarak dışarda toplantı yapmayı deneyebilirsiniz. Güzel ve şık bir kafe iyi bir toplantı mekanı olabilir.
8.Toplantı özetini es geçmeyin!
Toplantıdan verim alındığını ölçmek için son 10 dakikayı toplantı özetine ayırın. Bunu yaparak tüm katılımcıların konuya ne kadar hakim olduğunu analiz edebilirsiniz.
